Als Vermieter musst du alle zwölf Monate eine klare und verständliche Nebenkostenabrechnung an deine Mieter schicken. In diesem Beitrag erfährst du, ob die Abrechnung auch Belege enthalten muss und wie du korrekt mit den Belegen vorgehst.
- Für die Nebenkostenabrechnung gibt es keine festgelegte Vorlage. Sie muss jedoch Mindestangaben wie beispielsweise die Auflistung sämtlicher nebenkostenrelevanter Einnahmen und Ausgaben enthalten, um gültig zu sein.
- Die Belege müssen nicht in der Nebenkostenabrechnung enthalten sein.
- Der Mieter hat bei berechtigten Zweifeln ein Recht auf Belegeinsicht, weshalb du als Vermieter alle Unterlagen für die Nebenkostenabrechnung aufbewahren solltest.
- Bei ImmoScout24 helfen wir dir gratis dabei, mittels Nebenkostenrechner eine vollständige und korrekte Betriebskostenabrechnung zu erstellen.
Damit die Nebenkostenabrechnung, die du regelmäßig an deine Mieter schickst, gültig ist, muss sie bestimmten Mindestanforderungen entsprechen. Es gibt keine offizielle Vorlage für die Betriebskostenabrechnung.
Beachte jedoch die folgenden Anforderungen:
Geordnete Zusammenstellung von Einnahmen und Ausgaben
Verständlichkeit und Übersichtlichkeit (auch von Nichtkundigen nachvollziehbar)
Gesamtkosten der Nebenkosten
Berechnung des Mieteranteils unter Abzug eventuell geleisteter Vorauszahlungen
Erläuterungen zum zugrunde gelegten Verteilerschlüssel
Der Mieter muss also in der Lage sein, die Nebenkosten gedanklich und rechnerisch nachzuprüfen. Mehr über die korrekten Inhalte der Abrechnung erfährst du hier.
Du darfst im Interesse der Klarheit einige oder alle Belege beilegen. Wenn dies im Mietshaus bereits üblich ist, solltest du an dieser Tradition festhalten. Jedoch ist es nicht verpflichtend, die Belege zur Nebenkostenabrechnung hinzufügen.
Viele Nebenkostenabrechnungen enthalten Fehler, was zu unangenehmen Konsequenzen für dich als Vermieter führen kann.
Nutze den kostenlosen Nebenkostenrechner von ImmoScout24, um innerhalb von wenigen Minuten eine vollständige und korrekte Nebenkostenabrechnung als PDF zu erhalten.
Die Belege musst du nicht zur Nebenkostenabrechnung hinzufügen, darfst aber Kopien beilegen. Beachte, dass der Mieter bei berechtigten Zweifeln an der Richtigkeit der Abrechnung das Recht auf Belegeinsicht hat. In diesem Fall musst du ihm den Zugang zu allen relevanten Rechnungen, Versicherungsscheinen, Verträgen und Dokumenten rund um die Nebenkosten verschaffen. Weitere Hinweise zur Belegeinsicht findest du hier.
Um Probleme bei der Belegeinsicht zu vermeiden, solltest du stets sorgfältig mit den Belegen für die Nebenkostenabrechnung umgehen. Bewahre diese geordnet und sicher auf, um bei Bedarf direkt die Einsicht zu ermöglichen.
Viele Hausverwaltungen übernehmen die Erstellung der Nebenkostenabrechnung. Die hierbei entstehenden Kosten kannst du ebenfalls auf den Mieter umlegen.
