Woh­nungs­über­ga­be­pro­to­koll

Warum das Protokoll so wichtig ist

Beim Ein- und Auszug erfolgt die Wohnungsübergabe mit dem Vermieter, Hausverwalter oder Makler. Der Zustand der Wohnung sollte in einem Übergabeprotokoll festgehalten werden.

Das Wohnungsübergabeprotokoll ist die schriftliche Bestandsaufnahme über den Zustand der Wohnung beim Ein- und Auszug. Es dokumentiert Mängel, die Übergabe der Schlüssel sowie Vereinbarungen zwischen Mieter und Vermieter. Zwar besteht gesetzlich keine Pflicht, bei der Wohnungsübergabe ein Übergabeprotokoll zu erstellen, doch es kann im Nachhinein sehr nützlich sein. Das Dokument dient im Falle von Rechtsstreitigkeiten nach Auflösung des Mietvertrages als Beweis. Du kannst es außerdem als Grundlage für die Rückzahlung deiner Kaution verwenden. 

Mindestens ebenso wichtig wie das Formular zur Annahme ist auch das zur Abgabe bzw. Abnahme. Auch hier muss wieder der aktuelle Zustand der Wohnung dokumentiert werden, und zwar so genau wie möglich. Wichtig ist, dass beide Unterschriften von Vermieter und Mieter beziehungsweise Verkäufer und Käufer das Übergabeprotokoll besiegeln. Denn nur so kann es bei Streitfällen als rechtsgültiger Beweis angeführt werden.

Dokumentiere beim Einzug alle Mängel, die nicht als normale Abnützungserscheinungen durchgehen – wie vom Licht verfärbte Wände und Böden, kleine Kratzer im Parkett, Bohrlöcher und poröse Silikonfugen. Auch notwendig gewordene Schönheitsreparaturen können nicht als Schaden bezeichnet werden. Mängel sind beispielsweise faustgroße Löcher in der Wand, fehlende Fliesen und Wasserflecken auf dem Parkettboden. Diese sollten nicht nur schriftlich, sondern auch anhand von Fotos belegt werden.

• Sind keine Mängel vorhanden, wird auch das im Übergabeprotokoll vermerkt.
• Solltest du Ablöse für eine Einbauküche oder einen Fußbodenbelag gezahlt haben, gehört auch das ins Protokoll.
• Notiere die Zählerstände der Wasseruhren, Heizkörper, Gas- und Stromzähler mitsamt den zugehörigen Gerätenummern.
• Halte die Anzahl der übergebenen Schlüssel inklusive Schlüsselnummern schriftlich fest. Dazu gehören die Schlüssel für Haus-, Wohnungs- und Zimmertüren sowie für Briefkasten, Kellerabteil und gegebenenfalls Dachboden, Fahrradkeller, Waschküche, Müllplatz und Gartentor.
• Lass dir Vereinbarungen zu geplanten Schönheitsreparaturen und Renovierungsarbeiten von Seiten des Vermieters schriftlich bestätigen.
• Alle anwesenden Personen müssen namentlich erwähnt werden. Zusätzlich bedarf es ihrer Unterschriften.
• Solltest du zur Wohnungsübergabe einen Zeugen mitbringen, gehören sein Name und seine Kontaktdaten ins Protokoll.
• Dokumentiere die Anschrift der Wohnung, in der die Begehung stattfindet.
• Die Angabe von Datum und Uhrzeit komplettiert das Wohnungsübergabeprotokoll.

Bei einem Verkauf kann das Übergabeprotokoll für Haus und Grund einem Roman gleichen. Trotzdem sollten sich Käufer und Verkäufer gemeinsam die Zeit für das Ausfüllen nehmen. Vom Keller bis zum Dachboden werden alle Räume durchgegangen und als „in Ordnung“ abgehakt, oder es werden vorhandene Mängel schriftlich festgehalten. Auch die Garage, die Hauseinfahrt, der Garten und die Balkone sollten besichtigt werden, also jene Plätze, die besonders gerne vergessen werden. Das Protokoll ist am Tag der Übergabe zu erstellen und zu unterschreiben. Sollte seit dem Erstellen Zeit vergangen sein, empfiehlt sich für den Käufer nochmal ein flotter Rundgang. Insbesondere bezüglich bereits vorhandener Möbel ist zu prüfen, ob diese – wie vereinbart – auch noch da sind. Denn ist das Übergabeprotokoll des Hauses einmal unterschrieben, gilt das Vorhandensein als bestätigt.

Vermieter sollten am Tag des Auszugs des Mieters in der Nähe sein. Die Wohnungsabnahme und Schlüsselübergabe sollten persönlich erfolgen. Erst wenn alle Möbel ausgeräumt sind, ist das Protokoll zu erstellen und die Wohnung nochmals gemeinsam zu besichtigen. Denn auch während des Umzugs besteht die Möglichkeit, dass noch Schäden entstehen. Gerade dann, wenn der Mieter keine Umzugsfirma beauftragt hat, bleibt der ehemalige Vermieter mit großer Wahrscheinlichkeit auf den Kosten für die Reparatur sitzen.

Häufig behalten Vermieter bei kleineren Schäden des Mietobjekts einfach die Mietkaution ein, um sie damit zu bezahlen. Das ist jedoch nur dann erlaubt, wenn die Schäden nachweislich vom Mieter verursacht wurden und über den üblichen Grad an Abnutzung hinausreichen. Der Vermieter muss beweisen, dass der Mieter den Schaden verursacht hat, ansonsten darf er die Kaution nicht einbehalten. Deshalb ist eine möglichst detaillierte Protokollierung der Übernahme und der Abgabe so wichtig. Denn anders als der Mieter, dem der Mieterbund zur Seite steht, hat der Vermieter einen weniger guten Schutz.

Wer noch nie eine Wohnung vermietet oder gemietet hat, sollte für das Wohnungsübergabeprotokoll unbedingt ein vorgefertigtes Protokoll verwenden. Es steht zum kostenlosen Download bereit und schützt davor, dass wichtige Punkte vergessen werden.

Das Übergabeprotokoll ist ein Dokument, das bei einem Umzug nicht vergessen werden sollte. Daneben empfiehlt es sich, auch weitere zu erledigende Dinge zu protokollieren und Schritt für Schritt abzuhaken. Dazu gehören zum Beispiel das Ummelden von Wohnsitz und Auto, ein Nachsendeauftrag für die Post und die Information aller Ämter über die Adressänderung. Mängel, auf die der Mieter im Rahmen der Übergabe hinweisen möchte, sollte er vorab schon schriftlich festhalten, sodass vor Ort nichts vergessen wird.