Be­triebs­kos­ten­ab­rech­nung

So vermeiden Sie Konflikte

Die Betriebskosten für eine Wohnung werden monatlich mit der Miete mitbezahlt. Meist handelt es sich um Pauschalbeträge, wodurch die Höhe der Miete jeden Monat gleich ist. Hat der Mieter Zweifel daran, dass die Höhe seines Anteils richtig ist, kann er die Einsicht in die Betriebskostenabrechnung einfordern. Was in der Abrechnung enthalten sein sollte, wie hoch die Kosten im Durchschnitt sind und wie Sie Widerspruch einlegen können, erfahren Sie hier.

Die Betriebskosten im Sinne des Mitrechtsgesetz (MRG) setzen sich zusammen aus

• Wasser- und Kanalgebühren
• Rauchfangkehrgebühren
• Kanalräumung
• Müllabfuhr
• Schädlingsbekämpfung
• Beleuchtung der allgemein zugänglichen Hausteile
• Feuer- und Haftpflicht-Versicherung
• Versicherung gegen Leitungswasserschäden
• Verwaltungskosten
• Hausbetreuung
• Grundsteuer

Die Betriebskosten werden zusätzlich zur Miete fällig und können je nach Verbrauch variieren, sodass am Ende des Jahres Nachzahlungen aber auch Gutschriften möglich sind.

Häufig werden Kosten an die Mieterinnen und Mieter übertragen, die aber vom Vermieter eigentlich schon in der Miete zu berücksichtigen sind. Dazu gehören z.B. Reparaturen von Aufzügen oder Leitungen, Versicherungsprämien, wenn die Versicherung ohne Zustimmung der Mehrheit der Mieter abgeschlossen wurde, Rechtsanwaltskosten, die Bezahlung für den Hausbesorger, Portokosten oder auch Inkassokosten. Deshalb sollte der Mieter vor allem den Vermerk „Sonstiges“ bei der Betriebskostenabrechnung genau prüfen.

Der österreichischen Mietervereinigung zufolge wird der Großteil der Betriebskosten für die Gebäudereinigung und die Versicherung gezahlt. Auch die Verwaltung macht einen relativ großen Anteil aus. Wasser, Abwasser, Kanal und Müllentsorgung machen nur etwa ein Drittel der Betriebskosten aus.

Wer ermitteln möchte, ob die Kosten für die eigene Mietwohnung gerechtfertigt sind, kann als Durchschnitt mit ca. 1,80 Euro pro Quadratmeter Wohnfläche rechnen. Allerdings ist das Ergebnis nur ein erster Orientierungspunkt. Für ein verlässliches Ergebnis müssen beim Betriebskostenrechner auch Faktoren wie die Anzahl der Bewohner, die regional geltenden Tarife oder die Größe des Hauses berücksichtigt werden. 

Der Mieter zahlt seine Betriebskosten gemäß dem Zinstermin monatlich, die Gesamtrechnung über die Betriebskosten wird laut österreichischem Mietrechtsgesetz spätestens am 30. Juni des Folgejahres fällig. Innerhalb dieser sechs Monate kann sich der Mieter also nicht sicher sein, ob seine Ausgaben mit den Betriebskosten übereinstimmen. Dadurch droht die Gefahr, dass er ein Beanstanden der Rechnung schlichtweg vergisst. Die Abrechnungsperiode liegt schon ein halbes Jahr zurück und es sind längst neue Kosten angefallen.

Trotzdem sollte die mietende Partei auf ihr Recht, die Betriebskostenabrechnung zu beanstanden, nicht verzichten. Dabei ist sehr hilfreich, dass die Rechnung laut österreichischem Konsumentenschutz bis zu drei Jahre rückwirkend geprüft und beanstandet werden kann. Eine Ausnahme sind Genossenschaftswohnungen, bei denen die Frist nur sechs Monate beträgt.

Der Vermieter ist dazu verpflichtet, alle Ausgaben im Rahmen der Betriebskosten mit einer Rechnung zu belegen. Alle Einnahmen und Ausgaben sind in der Abrechnung festzuhalten. Dazu gehört auch ein Protokoll, wann der Wasserverbrauch oder Stromverbrauch von den Zählern abgelesen wurde und wie hoch die jeweiligen Werte waren. Außerdem muss in diesen beiden Fällen die Abrechnung den Mietern zugestellt werden.

Bei der allgemeinen Betriebskostenabrechnung reicht es aus, wenn der Vermieter diese im Haus aushängt, die Belege müssen nicht direkt im Wohngebäude einsehbar sein. Es reicht, wenn sie bei der Verwaltung zur Einsicht vorliegen.

Oft bestehen zwischen Eigentümer und Mieter Streitigkeiten über die Betriebskostenabrechnung. Die Praxis zeigt, dass es stets sinnvoll ist, den Vergleich zu suchen.

Die Inanspruchnahme von Gerichten bringt sehr oft nicht den gewünschten Erfolg und verursacht hohe Kosten. Trotzdem kann es dem Mieter Vorteile bringen, die jährliche Abrechnung genau zu prüfen. Denn Folgendes wird bei der Überprüfung der Betriebskosten nämlich oft übersehen: Der Vermieter ist bei pauschaler Verrechnung der Betriebskosten angehalten, diese jährlich abzurechnen, um die neue Pauschale zu ermitteln. Diese Abrechnung und die zugrundeliegenden Belege können vom Mieter angefordert werden, wobei dieser die Kosten der Kopien zu ersetzen hat. 

Tipp: Der Mieter sollte bei dieser Abrechnung prüfen, ob die darin enthaltenen Betriebskostenbestandteile nicht verjährt sind. Die Verjährung beträgt nämlich "nur" ein Jahr und beginnt mit Ablauf jenes Jahres, in welchem die Betriebskosten (also die dem Vermieter gestellte Rechnung) dem Vermieter gegenüber fällig geworden sind. Das heißt, eine Rechnung aus dem Jahr 2016 darf der Vermieter in der Abrechnung 2018 nicht mehr vom Mieter einfordern. Sehr oft ist diese Prüfung erfolgreich.

Weil die tatsächlichen Betriebskosten nicht vorab eindeutig bestimmt werden können, sind Nachzahlungen keine Seltenheit. Was viele Mieter nicht wissen ist, dass sie dafür belangt werden können, auch wenn sie gerade erst eingezogen sind. Dadurch dass die Betriebskostenabrechnung erst im Juni fällig wird, kommt auch dann erst eine Zahlungsverpflichtung für den Mieter zustande, und zwar unabhängig davon, ob er im Vorjahr überhaupt in der Wohnung gewohnt hat. Neuen Mietern ist deshalb zu empfehlen vertraglich zu vereinbaren, dass der Vermieter die Kosten im Falle einer Nachzahlung selbst übernimmt. Damit entgeht zwar auch die mögliche Chance auf einen Bonus, dafür hat der Mieter für den Moment aber eine Kostengarantie.

Wurde zu viel für die Betriebskosten bezahlt, erhält der Mieter zum übernächsten Zinstermin nach Legung. d.h. spätestens am 1.8. des Folgejahres, eine Gutschrift. Dieselbe Frist gilt für anfallende Nachzahlungen, die der Vermieter verlangen darf. Die Kosten sind von demjenigen zu zahlen, der zum Zeitpunkt der Bilanz die Wohnung gemietet hat. Wer also erst im Mai eingezogen ist, muss trotzdem die gesamte Nachzahlung übernehmen. Umgekehrt kann er aber auch von einer Gutschrift profitieren. Sind die Kosten allgemein gestiegen, darf der Vermieter zum Jahreswechsel die Betriebskostenpauschale um bis zu 10 % erhöhen.

Erscheint dem Mieter die Abrechnung als überhöht, kann er sie von einer Schlichtungsstelle inhaltlich überprüfen lassen. Gibt es nicht zulässige Positionen, hat der Vermieter diese aus der Abrechnung herauszunehmen und das Geld den Mietern zurückzuzahlen.

Die Höhe der Betriebskosten hängt von der Größe der gemieteten Wohnung ab. Je nach Quadratmeterzahl sind die Aufwendungen anteilig zu bezahlen. Allerdings werden in diese Rechnung auch die Kosten für das Betreiben von Allgemeinflächen bzw. Gemeinschaftsräumen, wie z.B. den Waschkeller, die Außenbeleuchtung, den Aufzug oder damit zusammenhängende Funktionsgebühren, hineingenommen. Grundsätzlich gilt das Prinzip der Verteilungsgerechtigkeit.

Eine Ausnahme dieser Rechnung können die Heizungs- und Warmwasserkosten bilden. Haben sich mindestens zwei Drittel der Mieter damit einverstanden erklärt, kann die Abrechnung auch nach gemessenem Verbrauch erfolgen. Eine solche Übereinkunft muss schriftlich festgehalten werden, häufig ist sie ein Bestandteil des Mietvertrages. Singles oder Pendler, die in Haushalten mit Paaren oder Familien wohnen, können von dieser Regelung sehr stark profitieren, allgemein wird sie als fairer angesehen.

Aber Achtung! Erfolgt ein nachträgliches Wechseln von der Pauschalrechnung zur Einzelabrechnung, werden die Kosten für die dafür notwendigen Installationen an die Mieter übertragen. Jede Partei braucht dann eigene Zähler.

Häufig werden die Betriebskosten und die Nebenkosten synonym verwendet. Das ist aber nicht ganz richtig. Genau genommen sind die Betriebskosten ein Bestandteil der Nebenkosten und bezeichnen alle Kosten, die dem Eigentümer laufend entstehen. Nebenkosten sind in diesem Sinne Ausgaben, die außerhalb der laufenden Kosten zu zahlen sind, wie z.B. Reparaturen. Diese Kosten sind keine Bestandteile der Miete und können nicht auf den Mieter übertragen werden, sofern es nicht eine entsprechende Vereinbarung im Mietvertrag gibt.

Eine ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung muss für den Kunden nachvollziehbar sein. Dazu gehört ein Verzeichnis mit den Einnahmen und Ausgaben eines Geschäftsjahres, wobei jede Ausgabe mit einem Beleg nachgewiesen werden können muss. Fehlen Daten, kann der Mieter diese vom Vermieter einfordern. Es gibt diesbezüglich keinen Datenschutz.

Damit der Vorgang so unkompliziert wie möglich gestaltet werden kann, sollten Sie für Ihre Betriebskostenabrechnung eine Vorlage erstellen, die Sie in jedem Jahr erneut verwenden können. Das Muster der Betriebskostenabrechnung enthält eine Auflistung der umlagefähigen Posten, die Gesamtkosten sowie die anteiligen Kosten der jeweiligen Wohneinheiten.

Auch der Wasserverbrauch wird in Ihrem Betriebskostenabrechnung-Muster aufgelistet. Dabei wird der Verbrauch aus dem Vergleich zwischen altem und neuem Zählerstand errechnet.

Am Schluss der Betriebskostenabrechnung führen Sie die Höhe der Vorauszahlungen auf, die für die jeweilige Wohneinheit bereits getätigt wurden. Diese werden der Summe der anteiligen Kosten im Abrechnungszeitraum gegenübergestellt. Hieraus ergibt sich für den Mieter eine Nachzahlung oder eine Gutschrift.

Indem Sie Ihre Betriebskostenabrechnung mit einem Muster erledigen, sparen Sie sich das jährliche Aufsetzen eines neuen Dokuments.