Be­triebs­kos­ten­ab­rech­nung Mus­ter

Muster für Betriebskostenabrechnung nutzen

Vermietern passieren bei der Betriebskostenabrechnung immer wieder Fehler. Kein Wunder, denn teilweise umfassen sie sehr komplexe Kostenpositionen und es ist nicht immer klar, welche Kosten in die Betriebskostenabrechnung gehören und welche nicht. In diesem Artikel klären wir alle Fragen und Unklarheiten rund um das Thema Betriebskostenabrechnung.

Es gibt gesetzliche Vorgaben, die die Betriebskosten in einem Mietverhältnis ausführlich definieren. Die Grundlagen dafür sind folgende Gesetze:

• Das Mietrechtsgesetz (MRG)
• Das Wohnungsgemeinnützigkeitsgesetz (WGG)
• Das Heizkostenabrechnungsgesetz (HeizKG)

Dem Mietrechtsgesetz und dem Wohnungsgemeinnützigkeitsgesetz nach zählen zu den Betriebskosten folgende Punkte:

• Wasser, Abwasser sowie Wasserdichtheitsprüfungen
• Kanalsäuberungen
• Müll
• Entrümpelung von besitzlosen Gegenständen und Möbeln
• Schädlingsbekämpfung
• Schornsteinfegerkosten
• Stromkosten von Gemeinschaftsflächen sowie des Stiegenhauses
• Verwaltungshonorare
• Hausreinigungskosten einschließlich Schneeräumung
• Öffentliche Abgaben
• Laufende Betriebskosten (Wartung, Service), die Gemeinschaftsanlagen betreffen: Aufzug, Heizung, Waschküche, Grünanlagen, ggfs. Gemeinschaftsräume sowie Spielplätze etc.
• Versicherungsprämien für Leitungswasserschäden, Feuer sowie Haftplicht
• Bei Zustimmung von mindestens der Hälfte der Mieter in einem Objekt: Versicherungsprämien für Glasbruch und Sturmschäden

Dem Vermieter stehen grundsätzlich zwei verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, die Zahlung der Betriebskosten seitens der Mieter zu organisieren:

1. Einzelabrechnung der Betriebskosten: Hierbei rechnet der Vermieter die tatsächlich im Monat entstandenen Betriebskosten unter Vorlage von Belegen beim Mieter ab.
2. Betriebskostenpauschale: Der Vermieter setzt einen festen Pauschalbetrag pro Monat fest, den die Mieter zu zahlen haben. Einmal im Jahr muss der Vermieter dann die Summe der jährlich eingenommen Pauschalbeträgen mit der Summe der jährlichen Betriebskosten vergleichen. Liegt eine Differenz vor, müssen die Mieter entweder nachzahlen oder sie erhalten Geld zurück.

Die gängige Vorgehensweise ist die der Betriebskostenpauschale, da sie unterm Strich weniger Aufwand für den Vermieter bedeutet und Mieter mit einer monatlich festen Summe besser kalkulieren können.

Grundsätzlich gibt es nicht das eine Muster für eine Betriebskostenabrechnung. Im Internet kursieren für Betriebskostenabrechnungen viele Excel-Vorlagen, die kostenlos sind, aber auch fehlerhaft sein können oder für ein bestimmtes Vermietobjekt gar nicht in Frage kommen. Im Prinzip folgt eine Betriebskostenabrechnung einer bestimmten Vorlage:

• Vollständiger Name sowie Anschrift des Mieters
• Nennung der Abrechnungseinheit sowie des Abrechnungszeitraums
• Erklärungsteil zum Aufteilungsschlüssel
• Detaillierte und vollständige Aufstellung sämtlicher Betriebskosten des Abrechnungszeitraums
• Nennung der Gesamtbetriebskosten der Abrechnungseinheit sowie der Anteil der jeweiligen Wohneinheit
• Berechnung des Nachzahlungsbetrages respektive des Guthabens anhand der Vorauszahlungen

Nicht selten geben Vermieter die Betriebskostenabrechnung bei spezialisierten Dienstleistern in Auftrag. Manche Vermieter jedoch nutzen für die Betriebskostenabrechnung eine Excel-Vorlage oder ein spezielles Programm. Wie ein solcher Vorgang aussehen kann, soll das folgende Beispiel einer Betriebskostenabrechnung zeigen:

Letztlich wird von den 2.193,50 Euro noch die Vorauszahlung abgezogen:

Betriebskosten einer Wohnungseinheit (75 qm):                 2.193,50 Euro

Vorauszahlung (12 x 200 Euro):                                -           2.400,00 Euro

Ergibt eine Nachzahlung/eine Gutschrift von:                         206,50 Euro